Parola d’ordine: motivazione

Per organizzare un evento di successo occorre essere originali, catturare l’attenzione, prevedere il futuro. Allora l’obiettivo sarà centrato e il risultato raggiunto.

A cura del team Comunicazione OptomaSter-dpsonline

Volete organizzare un evento? Bene, per prima cosa chiedetevi il perché.
E se pensate che sia una domanda bizzarra tanto meglio, chiedetevelo due volte. Perché nella risposta a tale punto interrogativo capirete se c’è o meno la base fondamentale per un evento di successo: la motivazione.
Se la motivazione è solida, si potrà passare dall’idea ai fatti concreti; in altro caso e in tutta franchezza vi consigliamo di investire il budget necessario all’evento in una bella vacanza nel vostro posto preferito, dove potrete pensare con la dovuta calma a quando e perché organizzare un evento utile al vostro business.
Fatta questa premessa, andiamo avanti collocandoci idealmente nel primo caso, ossia solida motivazione, ad esempio: la realizzazione di una nuova linea di prodotti, un vernissage, un rinnovamento di locali o di servizi, un seminario informativo, la partecipazione a una kermesse O ancora la fidelizzazione dei clienti, un cambio di stagione, il festeggiamento di una ricorrenza (10 anni di presenza, Natale, Festa della Mamma).
Ogni motivazione legittima sarà adeguata e noi la assumeremo come punto di inizio.
Indipendentemente dal tema portante, nell’organizzazione di un evento occorre far fronte a poche, semplici regole universali riportate bene o male in tutti i testi classici, compresi svariati siti internet. Sintetizzeremo tali regole a nostro modo tra poco. Ciò che è invece più interessante è quanto non sta scritto nei manuali e che è fondamentale per un evento di successo, pena aver buttato via i soldi che potevano essere investiti meglio. Un’altra nota: se decidete di affidarvi in toto a un’agenzia di comunicazione, chiarite bene al vostro interlocutore la motivazione dell’evento, sottolineando più e più volte l’obiettivo che vi siete prefissati. Ripetetelo, ripetetelo e ripetetelo. Nel dubbio ripetetelo ancora, e ancora una volta, poiché è assolutamente necessario che chi organizza l’evento per voi, condivida appieno l’obiettivo e lo viva come proprio. Se invece decidete di gestire direttamente l’attività, fate per prima cosa una scaletta di macroargomenti.

Un modello abbastanza classico è il seguente:
· Obiettivo
· Budget
· Target
· Titolo
· Luogo
· Data e ora
· Programma
· Staff
· Logistica
· Comunicazione
· Riscontro
· Azione e debriefing

Percorriamo ora sinteticamente ogni voce.

Obiettivo
Riveste importanza fondamentale perché dall’evento dovete aspettarvi un ritorno. E focalizzatelo bene questo ritorno (!), sia esso di vendita, di fidelizzazione, di immagine, ecc. L’obiettivo va deciso e mai perso di vista. Nel momento del riscontro dovrete verificare se quanto stabilito sarà stato raggiunto.

Budget
Stabilite quando potete spendere con un piccolo margine di aumento in caso di imprevisti. Prendetevi il tempo necessario a una buona definizione. Valutate il supporto di eventuali finanziamenti pubblici e di sponsor. Farsi aiutare da un contabile o da chi in azienda gestisce i fornitori potrà essere di aiuto vista la dimestichezza con prezzi, conti e… money.

Target
Stabilite quale è il pubblico a cui vi rivolgete sulla base dell’obiettivo prefissato e focalizzatene le aspettative. Immedesimatevi, diventate un tutt’uno con il vostro target per offrirgli ciò che realmente si aspetta!

Titolo
Intitolare l’evento è importantissimo. Non un poema, solo poche parole, tre o quattro bastano per fare un concentrato memorizzabile del concetto portante. Beninteso, non è facile, occorre del tempo per trovare la giusta combinazione di parole. E se proprio non ci riuscite, interpellate un copy professionista senza improvvisare: se toppate il titolo perderete appeal con tutto quello che ne consegue!

Data – Ora – Luogo
Calendario alla mano, stabilite il giorno, l’ora e il luogo compatibilmente alle abitudini del target a cui l’evento è rivolto. Attenti, questi dati, insieme al titolo, andranno stampati molto chiaramente sugli inviti e dovranno essere chiari a tutto lo staff. Nel dubbio scriveteli in un posto riservato ma visibile ai collaboratori (la porta del bagno è perfetta).

Programma
Stabilite e condividete con il vostro staff il programma dell’evento, dall’orario di accoglienza del pubblico a quello degli ultimi saluti. Assimilate il programma a una storia, quindi raccontatevela a tavolino: decidete la trama (cosa faremo), i personaggi (chi farà cosa), in che momento (tempistiche) e “come vissero felici e contenti” (cosa lasceremo al pubblico).

Staff
Condividete la motivazione dell’evento con il vostro staff cercando di creare un clima di collaborazione. Sarebbe molto utile prevedere nel budget un piccolo riconoscimento economico o materiale a ogni persona coinvolta (coinvolta!). Assegnate uno o più compiti a ogni membro dello staff sia nella fase preparatoria sia durante l’evento. Fate in modo che tutti conoscano le altrui funzioni per non creare confusione o, peggio, dimenticare elementi o passaggi.

Logistica
La logistica crea il contesto corretto della storia (cfr. programma di cui sopra): scelta del palcoscenico (location), coreografie e scenografie (decori, luci, catering, gadget), comunicazione (inviti, locandine, pubblicità, social, stampa locale ecc.).
In merito alla location, tenete a mente che ogni superficie può essere trasformata e valorizzata in modo diverso grazie a un’attenta valutazione degli spazi. Inoltre, se decidete di realizzare un punto ristoro, considerate cibi e bevande un tutt’uno con luci, arredi e parte sonora: i cinque sensi vanno stimolati di concerto, non devono esserci sgradevoli note stonate.

Comunicazione
Sarebbe bello e utile investire una parte del budget in un’attività di comunicazione strutturata perché… no pubblico, no obiettivo. Almeno per la realizzazione del soggetto rivolgetevi a un grafico professionista; egli curerà adeguatamente il visual per i vari utilizzi (carta stampata, web, ecc.). La grafica non è come una torta: se fatta in casa perde gusto e per voi sarà una vera caduta di stile. Per l’attività di divulgazione utilizzate tutti i mezzi possibili: invio di una newsletter ai clienti (dovete avere il consenso all’invio), invio di SMS (idem come precedente), telefonate a clienti in target se non siete sicuri che leggano la posta elettronica; utilizzate i social network, il sito web, gli inviti cartacei, coinvolgete gli uffici e i negozi limitrofi (se svolgete l’evento presso il vostro punto di vendita, ad esempio), coinvolgete i parenti e gli amici di tutti i collaboratori. Importante è anche avere un minimo servizio di ufficio stampa per comunicare l’iniziativa ai mezzi di informazione e invitare i giornalisti. Anche in questo caso rivolgetevi a un professionista. Non vi costerà più di quanto pensiate e valorizzerà la vostra presenza nel contesto cittadino dando una spinta in più alla vostra immagine.

Riscontro
Nel post-evento, diciamo 24/48 ore dopo, fate un’indagine presso i vostri collaboratori sul feedback ricevuto dai partecipanti, chiedete ai vostri amici e conoscenti un parere, verificate se tutto è andato secondo i piani. A distanza di qualche tempo, per esempio una settimana/dieci giorni (secondo il periodo), riprendere in mano l’obiettivo e analizzate i risultati.

Azione e debrief
Con il termine “azione” intendiamo il passo che farete in risposta al riscontro sul vostro evento. Potrà essere uno sconto per chi ha partecipato, una e-mail o un SMS di ringraziamento, l’invio di scatti fotografici… Il debriefing, termine un po’ forzato in questo caso ma molto utilizzato, è l’analisi approfondita dell’evento, comprendente la parte emotiva, finalizzata a cogliere e mantenere gli aspetti positivi ed eliminando o cambiando ciò che è risultato non gradito o perfezionabile. Questo esercizio è fondamentale per migliorare e crescere nel futuro. Se siete arrivati a leggere fino a qui, adesso viene il bello. Si, perché anche se avrete organizzato e pianificato il vostro evento “da manuale”, vi renderete presto conto che la teoria va poco lontana senza esperienza.

Quindi, ecco per voi il decalogo delle tecniche para-cadute:
1. OSATE: siate originali, quasi rivoluzionari! Il vostro evento deve essere ricordato dai partecipanti come un’occasione unica e rara.
2. FATE BATTERE IL CUORE: avete presente quello stato d’animo in cui il fiato è sospeso e il cuore galoppa? Ecco. E se per far battere il cuore dei partecipanti avrete bisogno di un domatore con tanto di leoni ruggenti nel vostro centro ottico… bè, fatelo!
3. SIATE COERENTI: controllare la coerenza del titolo, del programma, della location, dell’accoglienza, della comunicazione, dell’abbigliamento… Tutto deve essere coerente con la vostra immagine e con l’obiettivo prefissato.
4. UN FOGLIO DI CARTA E UNA MATITA: basteranno per tenere sempre sott’occhio tutti gli aspetti logistici. Niente pile di fogli, l’essenziale sta su una sola facciata e può essere facilmente memorizzato in caso lo perdiate (capita sempre).
5. REAGITE: pianificare va bene, ma bisogna saper reagire. L’inconveniente è sempre dietro l’angolo, purtroppo. Per ogni azione che decidete di fare, dovete sempre avere un “piano B”.
6. RISPETTATE LA MANO: ogni vostro dito è un senso, lavorate su tutti e cinque separatamente ma come un tutt’uno: colpite l’occhio con una buona luce e l’orecchio con una buona acustica, colpite la memoria col sapore di un cibo improbabile e con il profumo di una bevanda ma anche con aromi ed essenze difficili da indovinare.
7. IMMORTALATE I MOMENTI non rinunciate al fotografo professionista che immortali l’evento con scatti ai vostri ospiti. Costituiranno infinito materiale post-evento per i social, per il sito, per un calendario, per un concorso… Potrete regalare la foto ad ogni cliente stampandovi sopra il vostro logo e numero di telefono. Insomma, inventate!
8. SIATE PROFESSIONALI: non perdete mai la vostra professionalità. Per tornare all’esempio del domatore di leoni, assoldate Orfei e non vostro nipote vestito da Tarzan.
9. L’IO NON ESISTE: una volta deciso il target, immedesimatevi in esso. Non esiste più quello che piace a voi, ma quello cha piace al target. Non esiste quello che vi aspettate voi, ma quello che si aspetta il target.
10. USATE LE CIVETTE: chiedete a tre amici sinceri di svolazzare come attente civette notturne per l’evento e recepire il feedback degli invitati. È un ottimo modo per un’analisi post evento.

E in ultimo, DIVERTITEVI!
Uno staff sorridente predispone il pubblico sempre e comunque bene. Buon evento!

Per informazioni: info@optomaster.it info@dpsonline.it